Je bent drie uur bezig met je kwartaal-btw-aangifte, zoekt een bonnetje uit maart dat je nooit hebt ingescand en realiseert je halverwege dat je niet zeker weet of je voldoende uren hebt gedraaid voor de zelfstandigenaftrek. Dat is het moment waarop je denkt: er moet toch een makkelijkere manier zijn.
Dat is er. Maar welk boekhoudprogramma je kiest, hangt sterk af van wie je bent als zzp’er. Het pakket dat prima werkt voor een grafisch ontwerper met twee vaste opdrachtgevers en een handvol facturen per maand, is voor een it-consultant met zakelijke auto, reiskosten en internationale klanten waarschijnlijk te beperkt of juist veel te uitgebreid. Dit artikel vertrekt vanuit vier herkenbare zzp-situaties en laat zien wat je in elk geval werkelijk betaalt, niet alleen aan abonnementskosten, maar ook aan tijd.
Hoeveel kost boekhouden jou nu echt?
Maak even de volgende som. Hoeveel uur ben je per maand bezig met je administratie? Vermenigvuldig dat met je uurtarief. Tel daar de kosten van je boekhouder bij op als je die hebt. Dat getal is je vertrekpunt. Een boekhoudprogramma voor zzp’ers vergeleken heeft alleen zin als je weet wat je nu betaalt, in tijd én geld.
Een starter die drie facturen per maand stuurt, heeft een heel ander probleem dan een zzp’er met twaalf opdrachtgevers, een zakelijke auto en omzet boven de 100.000 euro. Toch zien de meeste vergelijkingen er hetzelfde uit: een tabel met vinkjes en een aanbeveling die voor iedereen geldt. Dat gaat hier anders.
De vier profielen waarop deze vergelijking is gebouwd
Profiel 1: de starter zonder btw-plicht. Denk aan iemand die net begint als tekstschrijver of therapeut, valt onder de kleineondernemersregeling (KOR) en stuurt maximaal tien facturen per kwartaal. Prioriteit: zo min mogelijk gedoe en zo laag mogelijke kosten.
Profiel 2: de freelancer met regelmatige facturen. Een fotograaf of marketingconsultant met vijf tot vijftien facturen per maand, btw-plichtig, en een boekhouder die de jaarrekening doet. Wil zelf de dagelijkse administratie bijhouden.
Profiel 3: de zzp’er met complexe administratie. Een it-consultant of ingenieur met meerdere opdrachtgevers, reiskosten, een zakelijke leaseauto of investeringen, en soms ook buitenlandse opdrachtgevers. Heeft behoefte aan koppelingen en rapportages.
Profiel 4: de doorgroeiende zzp’er. Overweegt een bv, wil een medewerker aannemen of heeft al een kleine structuur. Administratie wordt al snel te complex voor puur boekhoudprogramma’s zonder goede boekhouder erbij.
Wat een boekhoudprogramma wél en niet oplost
Wees eerlijk over wat software kan. Een goed pakket automatiseert je facturatie, koppelt je bankrekening, helpt met je btw-aangifte en geeft je inzicht in je cashflow. Het vervangt geen fiscalist. Heb je te maken met buitenlandse btw-regels, investeringsaftrek, een stakingswinst bij bedrijfsbeëindiging of de overgang naar een bv? Dan heb je naast software ook een boekhouder of fiscalist nodig, hoe mooi de dashboards ook zijn.
Moneybird: de logische keuze voor de moderne freelancer
Moneybird is in Nederland de meest gebruikte keuze onder jonge zzp’ers, en dat is niet voor niets. De interface is opvallend prettig, de bankkoppeling werkt soepel en facturen zien er meteen professioneel uit. Het gratis abonnement bestaat nog steeds, maar zit vol limieten: maximaal twee offertes, tien facturen en geen btw-aangifte vanuit de app. Dat is voor een echte starter hooguit een paar maanden genoeg.
Het betaalde abonnement kost momenteel rond de 12 tot 15 euro per maand (afhankelijk van eventuele kortingsacties), en bevat onbeperkte facturen, btw-aangifte en een koppeling voor je boekhouder. Extra kosten komen om de hoek kijken bij UBL-verwerking voor inkomende facturen en sommige geavanceerde rapportages. Voor profiel 1 en profiel 2 is Moneybird vrijwel altijd de aanbeveling.
e-Boekhouden: vertrouwd, maar pas op voor de grenzen
e-Boekhouden heeft een trouwe achterban van zzp’ers die al jaren op dezelfde manier werken en niet zitten te wachten op een hippe interface. Het gratis instapabonnement klinkt aantrekkelijk, maar in de praktijk loop je snel tegen grenzen aan: beperkt aantal grootboekrekeningen, geen onbeperkte bankkoppeling en functionele restricties die je pas ontdekt als je er tegenaan loopt.
Het betaalde abonnement begint rond de 8 tot 10 euro per maand voor basisgebruik. e-Boekhouden werkt prima voor zzp’ers met een wat traditionelere werkwijze en een vaste boekhouder die ook in het pakket werkt. De interface is minder intuïtief dan Moneybird, maar de functionaliteit is degelijk. Geschikt voor profiel 2, minder voor profiel 1 (te veel voor een starter) en profiel 3 (te weinig flexibiliteit voor koppelingen).
Exact Online voor zzp: wanneer is het geen overkill meer?
Exact Online is het pakket dat grote bedrijven gebruiken, en de zzp-variant daarvan voelt soms alsof je een vrachtauto huurt om boodschappen te doen. De prijs ligt significant hoger, al snel 40 tot 60 euro per maand voor een volledig werkende zzp-omgeving. Maar voor profiel 3 en 4 is er een goede reden om het toch te overwegen: de koppelbaarheid met andere systemen (CRM, projectmanagement, urenregistratie) is ongeëvenaard, en als jouw boekhouder of accountant ook in Exact werkt, scheelt dat aanzienlijk in communicatie en fouten.
Voor een it-consultant die ook uren bijhoudt, projecten beheert en internationale facturen verstuurt, betaalt de meerinvestering zich terug. Voor een freelanceschrijver met tien facturen per maand absoluut niet.
Jortt: per factuur in plaats van per maand
Jortt heeft een afwijkend prijsmodel: je betaalt per verstuurde factuur in plaats van een vast maandbedrag. Dat klinkt aantrekkelijk voor starters, en dat is het ook, tot je meer dan ongeveer acht facturen per maand verstuurt. Daarboven word je snel duurder uit dan een Moneybird-abonnement.
Concreet: stuur je vier facturen per maand, dan ben je met Jortt goedkoper uit dan met de meeste maandabonnementen. Stuur je er vijftien, dan is het omgekeerde het geval. De interface is overzichtelijk, de functies zijn beperkt maar voor simpele situaties voldoende. Ideaal voor profiel 1 die maar sporadisch factureert.
Verborgen kosten die de vergelijking vertroebelen
De maandprijs is zelden het hele verhaal. Let bij elk pakket op de volgende extra’s:
- Bankkoppeling: soms gratis, soms 3 tot 5 euro per maand extra of beperkt tot één rekening.
- Boekhouderkoppeling: sommige pakketten rekenen voor een extra gebruikersseat.
- UBL-verwerking van inkomende facturen: handig als je veel inkoopfacturen hebt, maar niet overal standaard.
- Koppelingen met betaalproviders zoals Mollie of Stripe: vaak gratis qua integratie, maar controleer of je pakket dit ondersteunt.
- Opslaglimieten voor bijlagen: bij veel transacties loop je hier eerder tegenaan dan je denkt.
De vier pakketten naast elkaar
| Pakket | Laagste prijs p/m | Realistische prijs p/m | Factuurlimiet | Boekhouderkoppeling | Mobiele app |
|---|---|---|---|---|---|
| Moneybird | 0 euro (gratis, beperkt) | 12 tot 15 euro | Onbeperkt (betaald) | Ja, inbegrepen | Goed |
| e-Boekhouden | 0 euro (gratis, beperkt) | 8 tot 10 euro | Beperkt in gratis variant | Ja | Matig |
| Exact Online | ca. 40 euro | 40 tot 60 euro | Onbeperkt | Ja, uitgebreid | Goed |
| Jortt | Per factuur (ca. 1,50 euro) | 6 tot 22 euro | Betaal per stuk | Ja | Redelijk |
Welk pakket wint per profiel?
Profiel 1 (starter, KOR, weinig facturen): Jortt of Moneybird gratis. Stuur je minder dan acht facturen per maand, kies Jortt. Meer? Begin meteen met Moneybird betaald.
Profiel 2 (freelancer, regelmatig, btw-plichtig): Moneybird betaald. Goede interface, inbegrepen boekhoudersseat, soepele bankkoppeling. e-Boekhouden als je boekhouder daar al in werkt.
Profiel 3 (complex, meerdere opdrachtgevers, zakelijke auto): Exact Online als koppelingen en uitgebreide rapportages noodzakelijk zijn. Zo niet, dan Moneybird met een actieve boekhouder die de complexe posten oppakt.
Profiel 4 (doorgroeiend naar bv of personeel): Exact Online, en regel ook een echte accountant. Software alleen is hier onvoldoende.
Acht vragen om zelf de knoop door te hakken
Beantwoord deze vragen om je keuze te scherpen:
- Hoeveel facturen stuur je gemiddeld per maand? (Minder dan 8: Jortt. Meer: maandabonnement.)
- Ben je btw-plichtig? (Nee en KOR: gratis pakket volstaat voorlopig.)
- Werkt je boekhouder al met een specifiek pakket? (Ja: kies dat pakket, scheelt veel gedoe.)
- Heb je een zakelijke auto of veel reiskosten? (Ja: je hebt rapportages nodig, kijk naar Exact of Moneybird betaald.)
- Stuur je facturen naar buitenlandse opdrachtgevers? (Ja buiten EU: regel ook een fiscalist.)
- Wil je koppelingen met projecttools of CRM? (Ja: Exact Online wint het hier.)
- Hoeveel tijd wil je zelf steken in je administratie? (Zo min mogelijk: kies het pakket dat je boekhouder al gebruikt.)
- Overweeg je een bv binnen twee jaar? (Ja: ga meteen goed zitten met Exact en een accountant.)
Wanneer software alleen niet genoeg is
Er zijn situaties waarin geen enkel boekhoudprogramma je volledig uit de brand helpt. Signalen dat je er een professional bij nodig hebt: je hebt buitenlandse btw-verplichtingen (denk aan de OSS-regeling bij Europese klanten), je doet een grote investering en wil weten of je recht hebt op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, je stopt je onderneming en hebt stakingswinst, of je maakt de stap naar een bv en wil weten of dat fiscaal slim is op jouw omzetniveau. In al die gevallen is een boekhouder geen luxe, maar een investering die zichzelf terugverdient.
Welk pakket bij je past, hangt af van drie dingen: hoeveel facturen je verstuurt, hoe complex je administratie is en hoeveel tijd je er nu aan kwijt bent. Voor de meeste zzp’ers in de lichtere profielen is Moneybird een betrouwbare keuze die snel werkt. Heb je koppelingen, uitgebreide rapportages of internationale facturen nodig, dan is Exact Online de moeite waard, ook al betaal je daar meer voor. Groei je richting een bv of ga je personeel aannemen, zorg dan dat je naast het softwarepakket ook een accountant aan boord hebt. Software verwerkt je cijfers. Een accountant denkt mee over wat ze betekenen.
